Reservas sin interrumpir el servicio
Una conversación típica: «¿Hay mesa para seis mañana a las nueve y media?». «A esa hora está completo. Puedo ofrecerte las ocho y cuarto o las diez y cuarto. ¿Te reservo alguna?». Si usas CoverManager, TheFork u otro sistema de reservas, y si tu sistema lo permite, el bot consulta la disponibilidad y crea la reserva; si no hay conexión posible, envía tu enlace de reservas o deja la petición para que alguien la confirme.
Lo importante es que respete tus reglas: turnos, tiempo de mesa, número máximo de comensales que se pueden reservar online, política de no presentación y depósitos.
Alérgenos: el bot repite, no deduce
El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a informar de la presencia de los 14 alérgenos de declaración obligatoria también en los alimentos que se sirven sin envasar. Un modelo de lenguaje «sabe» que el pesto suele llevar frutos secos, pero tu pesto puede no llevarlos, o llevar otros. Por eso:
- El bot responde solo a partir de una ficha de alérgenos por plato que mantiene tu equipo y que se actualiza cuando cambia una receta o un proveedor.
- Si un plato no está en la ficha, dice que no tiene esa información y ofrece consultarlo con el personal.
- Ante una alergia grave o una pregunta sobre trazas y contaminación cruzada, recomienda confirmarlo en el local, porque depende de cómo se trabaje en cocina ese día.
- El bot es un canal más de información, no la manera en que cumples la obligación: la información en el local, tal como la tengas establecida, sigue siendo necesaria.
Grupos, eventos y pedidos para llevar
Las consultas de grupo son las que más idas y vueltas generan: número de personas, fecha, menú cerrado o carta, presupuesto por persona, señal. El bot las recoge con preguntas cortas, envía los menús de grupo vigentes y pasa al encargado una solicitud completa. La confirmación y el cobro de la señal los hace una persona, o un enlace de pago si ya lo usas.
En pedidos para llevar, toma el pedido sobre la carta actual, avisa de los platos agotados si tu TPV o tu carta digital los marcan y confirma la hora de recogida. Si trabajas con plataformas de reparto, lo habitual es no duplicar: el bot atiende tu canal directo.
Clientes de fuera: varios idiomas
El mismo bot atiende en inglés, francés o alemán sin montar uno por idioma. Aun así, conviene preparar versiones revisadas de la ficha de alérgenos y de las condiciones de reserva en los idiomas principales: traducir sobre la marcha «frutos de cáscara» o una política de cancelación es justo el tipo de error que no te puedes permitir.
Costes recurrentes e indicadores
Además de la puesta en marcha, hay un coste mensual por consumo del modelo, por mensajes de WhatsApp que inicia el restaurante y por mantener la carta al día. Para medir el resultado:
- Reservas creadas por el bot y su tasa de no presentación frente a las de otros canales.
- Llamadas perdidas en horas de servicio.
- Solicitudes de grupo que llegan completas al encargado.
- Preguntas de alérgenos sin respuesta en la ficha, que indican platos por documentar.