Qué consultas puede resolver y cuáles no debe tocar
La frontera es sencilla de enunciar: el bot informa sobre procesos y plazos del despacho; el asesor decide sobre la situación fiscal de cada cliente.
- Sí: fechas de entrega de documentación según tu calendario interno, que normalmente cierra unos días antes que el plazo oficial de la AEAT.
- Sí: para qué sirve un modelo habitual (el 303 del IVA trimestral, el 130 del pago fraccionado del IRPF) y qué documentación pide el despacho para prepararlo.
- Sí: en qué punto está un trámite, si tu herramienta de gestión expone ese dato.
- No: si un gasto es deducible, qué opción de tributación conviene o cómo corregir una declaración. Eso lo responde un profesional.
- No: pedir la Cl@ve, contraseñas de certificados digitales u otras credenciales por chat. Nunca.
La campaña de la renta, el momento de más presión
Durante la campaña de la renta se repiten los mismos mensajes: qué hay que traer, si el borrador ya está revisado, cuándo llega la devolución. El bot envía a cada cliente la lista de documentación que corresponde a su perfil (asalariado, autónomo, con inmuebles alquilados, con cambios familiares), recibe los archivos por la web o WhatsApp y los deja en la carpeta del cliente. Sobre la devolución, explica que el plazo depende de la AEAT y no del despacho, en lugar de prometer fechas.
Un ejemplo: «Este año he vendido un piso, ¿qué te mando?». El bot pide las escrituras de compra y de venta y los gastos asociados, según la lista que hayas definido, y marca el expediente para revisión, porque una ganancia patrimonial necesita criterio y no solo papeles.
Integración con tu software de gestión
Muchas gestorías trabajan con a3 (de Wolters Kluwer), Holded o Sage, entre otras herramientas. Si la tuya ofrece API o exportaciones automáticas, el bot puede consultar el estado de un expediente o crear una tarea para el equipo. Si no, se trabaja con un puente más sencillo: carpetas compartidas, un formulario o una hoja de seguimiento que tu equipo ya actualiza. No anunciamos integraciones oficiales: comprobamos qué permite tu versión y tu licencia antes de presupuestar.
Datos fiscales, RGPD y confidencialidad
El bot va a manejar DNI, nóminas, facturas y datos económicos. Antes de mostrar el estado de un expediente debe verificar la identidad del cliente, por ejemplo con un código enviado a su email o teléfono registrados. Además: contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor, modelos de IA (GPT, Claude o Gemini) contratados en modalidades que no usan tus datos para entrenar, conservación limitada de las conversaciones y registro de accesos.
Qué medir para saber si funciona
- Consultas resueltas sin intervención y consultas derivadas, agrupadas por tema.
- Expedientes que llegan completos a la primera frente a los que hay que reclamar.
- Llamadas y correos repetitivos que recibe el equipo, antes y después del lanzamiento.
- Preguntas que el bot no supo responder: son la lista de mejoras de su base de conocimiento.